Kauffrau für Büromanagement: Beruf & Jobs

Willkommen auf JobMESH. Wir zeigen dir, was eine Kauffrau für Büromanagement können muss, welche Aufgaben sie hat und welches Gehalt du in diesem Job erwarten kannst. In unserer Jobbörse findest du die besten Stellenangebote als Kauffrau für Büromanagement direkt in deiner Nähe.

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Job als Kauffrau für Büromanagement

Als Kauffrau für Büromanagement organisierst du den Büroalltag in einem Unternehmen, einer Organisation oder im öffentlichen Sektor. Du bist eine wichtige Ansprechpartnerin für deine Kollegen und stellst sicher, dass alle Büroprozesse ordnungsgemäß ablaufen. Zu deinen Aufgaben gehören die Kundenbetreuung, die Abwicklung von Aufträgen und die Erledigung des Schriftverkehrs. Außerdem kümmerst du dich um die Terminplanung vor Ort, den Einkauf und die Logistik.

Das Berufsbild der Kauffrau für Büromanagement ist sehr facettenreich, da sie in unterschiedlichen Fachbereichen und Branchen eingesetzt werden kann. Sie findet Beschäftigung in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche. Außerdem steht der Job sowohl Berufseinsteigern als auch Berufserfahrenen offen. Quereinsteiger haben Chancen auf eine Anstellung, wenn sie eine solide kaufmännische Ausbildung mitbringen, etwa zur Industriekauffrau oder Verwaltungsfachangestellten. Viele Kaufleute für Büromanagement arbeiten in Vollzeit. Der Beruf punktet mit einem geregelten Alltag, festen Arbeitszeiten und einer guten Work-Life-Balance. Daher zählt Kaufmann/-frau für Büromanagement zu den beliebtesten Ausbildungsberufen in Deutschland.

Arbeitgeber suchen nach Kaufleuten für Büromanagement

Arbeitgeber suchen nach Organisationstalenten, die gerne Kontakte pflegen und verwaltend tätig sein möchten. Bewerber für einen Job als Kauffrau für Büromanagement sollten ein kaufmännisches Grundverständnis sowie sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mitbringen. Gefordert werden außerdem ein sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen, buchhalterische Erfahrung und eine sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise. Als Kauffrau für Büromanagement musst du serviceorientiert auftreten und solltest auch in hektischen Arbeitsphasen den Überblick behalten.

Aufgaben einer Kauffrau für Büromanagement

Die Aufgaben einer Kauffrau für Büromanagement sind abwechslungsreich und vielfältig. Je nach Wahlqualifikation, für die man sich während der Ausbildung entscheidet (z. B. in den Bereichen Assistenz und Sekretariat oder Personalwirtschaft), können spezifische Aufgaben Teil deines Berufsalltags sein. Hinzu kommen Tätigkeiten, die man als Kauffrau für Büromanagement routinemäßig ausführt.

Aufgaben einer Kauffrau für Büromanagement:

• Einkauf und Logistik
  • Ermittlung des allgemeinen Bürobedarfs
  • Erfassung der Lagerbestände
  • Rechnungserstellung und Überwachung des Zahlungsverkehrs
  • Überprüfung des Warenein- und -ausgangs
  • Koordination und Optimierung innerbetrieblicher Bestellabläufe
• Marketing, Vertrieb und Öffentlichkeitsarbeit
  • Analyse der Kundenbedürfnisse und Neukundengewinnung
  • Erstellen und Versenden von Angeboten
  • Veranstaltungsplanung (z. B. für Messen, Ausstellungen, Firmenjubiläen, Konferenzen, Teamevents, Geschäftsreisen, Abendveranstaltungen)
  • Durchführung von Onlinemarketingaktivitäten und -kampagnen, insbesondere über Social Media
  • Ausarbeitung von Präsentationen
• Sonstige Büroprozesse
  • Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs (per E-Mail, Brief, Fax, Firmenchat etc.)
  • Termin-, Projekt- und Urlaubsplanung
  • Mitwirken an personalwirtschaftlichen Prozessen
  • Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
  • Datenpflege unter Berücksichtigung der DSGVO
  • Empfang und Beratung von Besuchern (Kunden, Lieferanten etc.)
  • Öffentlicher Dienst: Haushaltsplanung, Antragsbearbeitung, Erteilung von Bescheiden

Job als Kauffrau für Büromanagement: Das sind die Besonderheiten

Als Kauffrau für Büromanagement arbeitest du in einem dynamischen und modernen Umfeld. Deine Tätigkeiten und Arbeitsplätze können oft wechseln, je nach Arbeitszeitpunkt und anstehenden Verwaltungsaufgaben. Die meiste Zeit verbringst du aber vor dem PC. Es sollte dir nichts ausmachen, mehrere Stunden am Tag am Bildschirm zu sitzen und fast durchgehend mit Menschen zu tun zu haben. Zu deinen häufigsten Einsatzorten gehören das Büro, Besprechungsräume und der Tisch am Empfang. Zu organisatorischen Zwecken wirst du manchmal auch in anderen Teilen des Unternehmens eingesetzt (z. B. im Lager oder in der IT). Können sie ihre Aufgaben problemlos am Computer durchführen, kommt für Bürokaufleute auch eine Tätigkeit im Home-Office in Betracht.

Der Ausbildungsberuf “Kaufmann/-frau für Büromanagement” existiert in seiner jetzigen Form seit 2014. Er ist aus den Berufen Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation und Fachangestellte/r für Bürokommunikation hervorgegangen. Ziel der Ausbildung ist es, vielseitig geschulte Fachkräfte auszubilden, die branchenübergreifend eine Anstellung finden können. Dabei spielt auch die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt eine Rolle.

Die wichtigsten Zusatzqualifikationen für Kaufleute für Büromanagement

Kaufleute für Büromanagement müssen über eine Reihe von Zusatzqualifikationen verfügen, um in ihrem Job erfolgreich zu sein. Welche Zusatzqualifikationen vom jeweiligen Unternehmen explizit gefordert werden, erfährst du meist in der jeweiligen Stellenbeschreibung. Trotzdem gibt es einige Qualifikationen, die jede Kauffrau bzw. jeder Kaufmann für Büromanagement schon zu Beginn seiner Karriere erlernen sollte.

Da du als Bürokraft die meiste Zeit am PC arbeitest, ist ein gekonnter Umgang mit den technischen Gegebenheiten vor Ort ein Muss. Du solltest dich bestens mit Computerprogrammen wie MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint etc.) auskennen. Da immer mehr Besprechungen virtuell stattfinden, ist ein routinierter Umgang mit Videokonferenzsystemen wünschenswert. Außerdem kann es hilfreich sein, wenn du Software für Controlling, Rechnungswesen und Buchhaltung bedienen kannst, zum Beispiel Lexware, DATEV oder SAP. Und ganz wichtig: Das Zehn-Finger-Schreiben wird dir deinen Arbeitsalltag ebenfalls massiv erleichtern.

Für den Job als Kauffrau für Büromanagement sind in der Regel Fremdsprachenkenntnisse erforderlich. Manche Arbeitgeber reichen fließende Englischkenntnisse aus. Sollte die Tätigkeit des Unternehmens, für das du angestellt bist, jedoch sehr international ausgerichtet sein, kann eine zusätzliche Fremdsprache gefordert werden.

Gehalt: Wie viel verdient man als Kauffrau für Büromanagement?

Die Gehaltsaussichten für eine Kauffrau für Büromanagement sind vielversprechend. Sie können je nach Region, Betrieb und Tarifbindung (z. B. TVöD) variieren. Als Berufseinsteiger liegt das durchschnittliche Einstiegsgehalt bei etwa 2.300 bis 2.700 Euro pro Monat. Mit zunehmender Berufserfahrung und Verantwortung kann das monatliche Gehalt auf mehr als 3.500 Euro ansteigen. 

Größere Wirtschaftsunternehmen und Arbeitgeber im öffentlichen Sektor zahlen oft höhere Gehälter als kleine Betriebe, etwa im Handwerk. Besonders gut stehen deine Verdienstaussichten in Großstädten und Metropolregionen (z. B. im Rhein-Main-Gebiet). Auch die Ausbildungsvergütung kann je nach Branche und Region schwanken. Da deine Kenntnisse und Fertigkeiten mit der Zeit steigen, passt sich dein Gehalt Stück für Stück an. Im Schnitt liegt dein Gehalt während der Ausbildung bei 900 Euro im ersten, 1.000 Euro im zweiten und 1.100 Euro im dritten Jahr.

Stellenangebote: Wer sucht Kaufleute für Büromanagement?

Kaufleute für Büromanagement werden in vielen verschiedenen Industrie- und Handelsunternehmen gesucht, darunter Banken, Anwaltskanzleien, Hotels, Medienhäuser und Verkehrsunternehmen. Auch in der öffentlichen Verwaltung und bei Verbänden und Organisationen gibt es zahlreiche Beschäftigungsmöglichkeiten.

Besonders in diesen Branchen werden Kaufleute für Büromanagement gesucht:

• Metall- und Elektroindustrie
• Handwerksbetriebe aller Art (z. B. Dachdecker, SHK, Autowerkstätten, Tischler, Bäcker, Maler und Lackierer, Metallbauer, Elektroinstallateure, Schreiner)
• Fahrzeugbau
• Finanzdienstleistungen
• Immobilienbranche
• Feinmechanische Industrie
• Transportwesen
• Möbelhersteller und Einrichtungsunternehmen
• Management, Wirtschaftsberatung und IT
• Hotel- und Tourismusbranche
• Öffentlicher Dienst: Krankenhäuser, Feuerwehren, Universitäten, Verwaltungen, Sozialversicherungen, Stiftungen, Organisationen, Verbände, Interessenvertretungen etc.

Karriere als Kauffrau für Büromanagement

Deine Karriere als Kauffrau für Büromanagement beginnt üblicherweise mit einer 3-jährigen Ausbildung. So eignest du dir die Fachkompetenz an, welche du für deinen späteren Berufsweg benötigst. Der Job als Kauffrau für Büromanagement ist der ideale Berufseinstieg für Bewerber, die eine kaufmännische Karriere anstreben. Um erfolgreich zu sein, sollten Kaufleute für Büromanagement die Bereitschaft zeigen, sich regelmäßig weiterzubilden. Aufstiegsmöglichkeiten ergeben sich in Form von leitenden Positionen oder einer Spezialisierung auf bestimmte Bereiche, etwa die Personalwirtschaft, das Marketing, die Öffentlichkeitsarbeit oder das Veranstaltungsmanagement. Auch ist es ratsam, sein Wissen regelmäßig an neue Entwicklungen anzupassen. Digitale Prozesse und Methoden spielen in kaufmännischen Berufen bereits heute eine tragende Rolle und werden sich in den kommenden Jahren stetig weiterentwickeln.

Einstiegschancen

Da Kaufleute für Büromanagement in fast allen Unternehmen und Branchen gefragt sind, erwarten dich mit diesem Beruf hervorragende Jobaussichten. Auch ist man aufgrund seiner Vielseitigkeit an keine feste Branche gebunden. Es handelt sich also definitiv um einen Beruf mit Zukunft, der sowohl mit einem guten Gehalt als auch mit zahlreichen Aufstiegsmöglichkeiten punktet. Kaufleute für Büromanagement mit Hochschulzugangsberechtigung können im Laufe ihrer Karriere sogar studieren und so ihre Einstiegschancen deutlich steigern. Zu den beliebtesten Studiengängen für Kaufleute für Büromanagement gehören Wirtschaftswissenschaften, Betriebswirtschaftslehre, Volkswirtschaftslehre, Business Administration, Management und Handelsbetriebswirtschaft.

Quereinstieg als Kauffrau für Büromanagement

Aufgrund der hohen Nachfrage nach Personal eignet sich der Beruf der Kauffrau für Büromanagement auch für motivierte Quereinsteiger. Ein Quereinstieg gelingt entweder über nachweisbare Berufserfahrung in einem anderen kaufmännischen Job oder über eine Umschulung zur Kaufrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement. Eine Umschulung ist auf 2 Jahre ausgelegt und ähnlich strukturiert wie die klassische Berufsausbildung. Nach der Umschulung sind Weiterbildungen zum Bilanzbuchhalter oder zum Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement beliebt. Auch eine Externenprüfung ist in diesem Beruf möglich. Als Quereinsteiger ist es besonders wichtig, sein berufliches Profil früh zu schärfen, um im Bewerbungsprozess mit erfahrenen Bewerbern mithalten zu können.

Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement

Wer sich für den Beruf als Kauffrau für Büromanagement interessiert, wählt oftmals die gleichnamige Ausbildung im dualen System. Die Ausbildung dauert regulär 3 Jahre, kann unter bestimmten Bedingungen aber auf 2 oder 2 1/2 Jahre verkürzt werden (z. B. mit Abitur oder Fachabitur). Die meisten Unternehmen stellen Bewerber mit mittlerem Bildungsabschluss oder Hochschulreife ein. Des Weiteren sind Neugierde, Lernbereitschaft und gute Noten in Mathematik und Deutsch gute Voraussetzungen für eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement.

Eine Besonderheit während der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement ist, dass man zwischen vielen verschiedenen Spezialisierungen (auch Wahlqualifikationen genannt) wählen kann. Welche Qualifikationen möglich sind, hängt vom Angebot deines Ausbildungsbetriebs ab. Meist gibt die Stellenausschreibung Auskunft darüber, in welchen Bereichen Kaufleute für Büromanagement ausgebildet werden. Die folgenden Wahlqualifikationen sind grundsätzlich möglich:

• Auftragssteuerung und -koordination
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
• Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
• Einkauf und Logistik
• Marketing und Vertrieb
• Personalwirtschaft
• Assistenz und Sekretariat
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
• Verwaltung und Recht
• Öffentliche Finanzwirtschaft

Vor Beginn der Ausbildung entscheidest du dich für mindestens 2 Wahlqualifikationen. Diese haben dann Auswirkungen sowohl auf den allgemeinen Ausbildungsverlauf als auch auf die Abschlussprüfung. Seit 2014 ist die Abschlussprüfung gestreckt. Das bedeutet, dass du den ersten Teil während des zweiten Ausbildungsjahrs und den letzten Teil am Ende deiner Ausbildung absolvierst. Für Auszubildende im Öffentlichen Dienst (z. B. in Behörden) ist zusätzlich eine dienstbegleitende Unterweisung vorgesehen, die im Schnitt 420 Wochenstunden umfasst und an einer Verwaltungsschule durchgeführt wird.

Mögliche Ausbildungen zur Kauffrau für Büromanagement:

• Kauffrau/-mann für Büromanagement, 3 Jahre Ausbildung

Duales Studium zur Kauffrau für Büromanagement

Auch ein duales Studium kann eine gute Vorbereitung für den Beruf als Kauffrau für Büromanagement sein. Es vermittelt umfangreiches Wissen über die Strukturen und Prozesse in Unternehmen sowie Managementfähigkeiten und betriebswirtschaftliches Know-how. Ferner ermöglicht es eine Vertiefung in spezifischen Bereichen, etwa in der Finanzbuchhaltung oder im E-Commerce. Im Rahmen eines dualen Studiums werden die Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement und ein Bachelor im Bereich Wirtschaft miteinander verknüpft. Bislang bieten nur wenige Unternehmen diese Ausbildungsform an. Dennoch wird ein duales Studium immer beliebter, weil man innerhalb kürzester Zeit sowohl einen IHK-Abschluss als auch einen akademischen Titel (Bachelor of Arts) erlangen kann.

Mögliche duale Studiengänge zur Kauffrau für Büromanagement:

• Betriebswirtschaftslehre
• Business Administration