Bürohilfe: Stellenangebote & Jobs

Jobangebote für Bürohilfen

Die Bürotätigkeiten in Unternehmen aus verschiedenen Branchen sind besonders wichtig, damit alle anfallenden Anfragen – egal ob direkt vor Ort, per Telefon oder per Mail – zeitnah bearbeitet werden.

Die Aufgabe von Bürohilfen besteht unter anderem darin, Kunden vor Ort zu empfangen und zum richtigen Ansprechpartner weiterzuleiten, Anrufe entgegenzunehmen und das E-Mail-Postfach im Blick zu behalten. Darüber hinaus bereiten sie Konferenz- oder Meetingräume vor und stellen sicher, dass sich dort alles in einem einwandfreien Zustand befindet.

Stellenangebote für Bürohilfen finden sich nahezu an jedem Ort und in jeder Branche, da überall dort, wo Dinge verkauft werden, auch Büroarbeiten anfallen. In einigen Bereichen wie z. B. dem Einzelhandel übernehmen die Verkaufsmitarbeiter die wenigen kaufmännischen Aufgaben, die anfallen – wie etwa das Beantworten von Telefonaten oder fristgerechte Aufbewahren von wichtigen Unterlagen. Vor allem in Unternehmen, die statt eines direkten Verkaufs vor Ort auch Rechnungen stellen, werden hingegen Büromitarbeiter eingesetzt, um alle anfallenden Aufgaben zu bewerkstelligen.

Stellenbezeichnungen für Jobs als Bürohilfe

Es gibt neben der Bürohilfe verschiedene weitere Bezeichnungen für einen Job im Büro, der auch ohne kaufmännische Ausbildung ausgeführt werden darf.

• Bürohilfskraft, auf Minijob-Basis, Teilzeit oder Vollzeit (m/w/d)
• Bürohelfer, auf Minijob-Basis, Teilzeit oder Vollzeit (m/w/d)
• Hilfskraft im Büro (m/w/d)
• Helfer im Büro (m/w/d)
• Büromitarbeiter (m/w/d)

Was du als Bürohilfe machst

Bürohalter haben eine Vielzahl von organisatorischen und leichten kaufmännischen Aufgaben, die je nach Arbeitsort und Branche ein wenig variieren.

• Kundenempfang: Kunden oder andere Besucher begrüßen sowie Unterstützung, den richtigen Ansprechpartner zu finden oder dringende Anliegen zu klären.
• Telefonie, Mail und Terminvergabe: Annahme von Telefonaten und Faxen, Bearbeitung des Mail-Posteingangs (z. B. Terminvergaben etc.)
• Einfache Büroarbeiten: Scann- oder Kopierarbeiten, Unterstützung bei Schreibtätigkeiten (Verfassen von Serienbriefen, Listen)
• Versand und Empfang: Vorbereitung von Paketen und Briefen für den Versand, Paket- und Briefannahme, Kontrolle von Lieferscheinen
• Vor- und Nachbereitung: z. B. von Meetings, Sicherstellung, dass Besprechungsräume in einwandfreiem Zustand sind, Bereitstellung von Getränken und Snacks
• Unterstützung von gelernten Kollegen (z. B. Bürokaufmann/-kauffrau oder Buchhaltern): z. B. durch Sortierung der Ablage, Abheften von Dokumenten oder Dokumentenvorbereitung
• Lager- und Aufbewahrungsfristen beachten: bspw. für kaufmännische Unterlagen wie Rechnungen
• Datenbankpflege: z. B. Kontaktinformationen und Kommunikationsdaten auf dem neusten Stand halten

Was du als Bürohilfe können solltest

• Organisation beherrschen: Als Bürohilfe solltest du gut und gerne verschiedene Dinge organisieren können. Viele Bürohilfen sind wahre Organisationstalente.
• Freundlicher Kundenumgang: In einem Job als Bürohilfskraft ist ein freundlicher Umgang mit Kunden, egal ob vor Ort, am Telefon oder per Mail besonders wichtig.
• Gewissenhaft arbeiten: Du solltest gewissenhaft arbeiten, um Kollegen aus dem kaufmännischen Bereich zu entlasten (z. B. durch korrekte Sortierung der Ablage, Beantwortung von Mails etc.)

Was du als Bürohilfe bekommst

• Einen Arbeitsplatz ohne Ausbildung. Viele Bürohilfen haben keine abgeschlossene Ausbildung. Dennoch erhalten sie in diesem Job die Chance auf eine Festanstellung, z. B. einen Teilzeitjob oder Vollzeitjob als Bürohilfe.
• Bis zu 30 Urlaubstage, mindestens aber der gesetzliche Mindesturlaub.
• Angemessenes Gehalt trotz meist fehlender Ausbildung.
• Oftmals weitere Zusatzleistungen, wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, kostenlose Mitarbeiterparkplätze, Getränke und Obst, Kaffee etc.

Aufstiegschancen als Bürohilfe

Wer als ungelernte Bürohilfe arbeitet, kann sich durch den Beginn einer Ausbildung, z. B. zum Buchhalter oder zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement, einen Aufstieg und somit bessere Gehaltschancen ermöglichen. Beide Ausbildungen dauern drei Jahre und werden mit einer staatlichen Abschlussprüfung abgeschlossen.

Als Bürohilfe ohne Ausbildung wird ein Aufstieg schwer, es sei denn, du arbeitest als Quereinsteiger im Büro und hast zuvor eine andere Ausbildung oder ein Studium absolviert. Dann ist es möglich, dass der andere Bildungsabschluss als gleichwertig zu einer Ausbildung im kaufmännischen Bereich angesehen wird und du entsprechend ein höheres Gehalt bekommst.

Jobs als Bürohilfe

Auch ohne kaufmännische Ausbildung gibt es die Chance, im Büro zu arbeiten. Bürohilfen finden passende Jobs sowohl auf Minijob-Basis, als auch in Teilzeit oder in Vollzeit. Alle Anstellungsformen werden vergeben, je nachdem wie viel Zuarbeit im Büro benötigt wird.

Jobs als Bürohilfe auf Minijob-Basis

Minijobs als Bürohilfe werden von vielen Unternehmen vergeben, deren kaufmännische Mitarbeiter durch viel anfallende Arbeit ein wenig Unterstützung benötigen. Die Arbeitszeiten für Bürohilfen sind meist flexibel zu gestalten. Die Hauptaufgaben liegen in der Sortierung der Ablage, dem Abheften oder Kopieren von Dokumenten (z. B. Rechnungen) oder der Vorbereitung von Listen oder Rundschreiben. Der Versand von Briefen und Paketen fällt ebenfalls oft in den Verantwortungsbereich von Minijobbern als Bürohilfe. Bis zu 520 Euro im Monat darf eine Bürohilfe verdienen. Oftmals arbeiten Schüler oder Studenten neben ihrer Ausbildung im Büro, um sich ein wenig Geld hinzuzuverdienen.

Stellenangebote für Bürohilfen in Teilzeit

Gerade in größeren Unternehmen, in denen eine Menge Kundenkontakt herrscht und viele Anrufe entgegengenommen oder Mails beantwortet werden müssen, arbeiten viele Bürohelfer in Teilzeit. Die wöchentliche Arbeitszeit liegt dann bei ca. 20 Wochenstunden. Bürohilfen bereiten etwa Konferenz- oder Meetingräume vor, stellen Getränke und Snacks bereit.

Jobs als Bürohilfe in Vollzeit

Es gibt ausreichend Stellenangebote für Bürohilfen in Vollzeit – vor allem in großen Unternehmen, die laufend mit Büroarbeiten konfrontiert sind. Insbesondere, um besonders umsatzstarke Phasen zu überbrücken, werden Bürohilfen in Vollzeit zur Unterstützung eingestellt.

Eine Bürohilfe in Vollzeit übernimmt alle anfallenden, leichten kaufmännischen Tätigkeiten innerhalb eines Büros. Sie nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Mails, hält die Datenbanken mit Kundendaten auf dem neusten Stand, sortiert die Ablage, übernimmt den Versand sowie dessen Vorbereitungen und ist auch für den Paket- und Briefempfang zuständig. Sie kopiert wichtige Unterlagen und ist für die fristgerechte Verwahrung (z. B. von wichtigen Rechnungen) zuständig. Die wöchentliche Arbeitszeit für Bürohelfer in Vollzeit liegt bei ca. 37 bis 40 Wochenstunden.

Jobs als Bürohilfe ohne Sprachkenntnisse

Einen Job als Bürohilfskraft ohne Sprachkenntnisse zu finden, gestaltet sich eher schwer. Für den Kundenkontakt vor Ort, am Telefon oder per Mail ist es wichtig, das Gegenüber zu verstehen. Für Bewerber mit guten Englischkenntnissen oder anderen Sprachkenntnissen in einem international tätigen Unternehmen besteht möglicherweise die Chance, als Bürohilfe für den entsprechenden internationalen Markt zu arbeiten.

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