Personaldisponent: Beruf & Jobs

Willkommen auf JobMESH. Wir zeigen dir, was ein Personaldisponent können muss, was er macht und welches Gehalt du in diesem Job erwarten kannst. In unserer Jobbörse findest du die besten Stellenangebote als Personaldisponent, um eine zielgerichtete Personalplanung sicherzustellen.

Job als Personaldisponent

Ein Personaldisponent ist dafür verantwortlich, dass ein Unternehmen oder eine Verwaltung zu jedem Zeitpunkt über die erforderliche bzw. geforderte Anzahl an Mitarbeitern verfügt.

Wenn also zum Beispiel Sonderschichten in der Produktion oder eine Inventur anstehen, hat der Personaldisponent als interner oder externer Dienstleister dafür zu sorgen, dass zum entsprechenden Zeitpunkt genügend Arbeitskräfte zur Verfügung stehen. Ein Personaldisponent kann in der Personalabteilung bzw. im HR des besagten Unternehmens (oder in der Verwaltung) beschäftigt sein oder bei einer Zeitarbeitsfirma bzw. einer Personalvermittlung.

Aufgaben eines Personaldisponenten

Die Hauptaufgabe eines Personaldisponenten ist es, Personal zu beschaffen und dem Unternehmen bzw. der Fachabteilung zur Verfügung zu stellen. Das kann vor allem dann wichtig werden, wenn kurzfristig Produktionsspitzen zu erwarten sind oder wenn in der Abteilung mehrere Beschäftigte gleichzeitig ausfallen, etwa aufgrund längerer Krankheit. In diesem Fall nimmt ein Personaldisponent in der Regel Kontakt zu einer Zeitarbeitsfirma auf, um dort entsprechend qualifizierte Arbeitskräfte anzufordern. Oft übernimmt der Personaldisponent auch das Onboarding der neuen Arbeitskräfte und begleitet diese zu Arbeitsbeginn. In einigen Fällen löst der Personaldisponent derartige Probleme innerhalb eines Unternehmens selbst (inhouse), indem er Beschäftigte aus anderen Abteilungen „ausleiht“.

Ist ein Personaldisponent nicht in der eigenen Firma angestellt, sondern bei einem externen Personaldienstleister, dann bekommt dieser Dienstleister von Unternehmen immer dann entsprechende Aufträge erteilt, wenn das Personal aufgestockt werden soll. Ein Personaldisponent, der nicht selbst in einem Unternehmen angestellt ist, benötigt in der Regel eine gewisse Vorlaufzeit, um die Personalprobleme lösen zu können – denn das entsprechende Recruiting (siehe auch Recruiter Jobs) benötigt eine gewisse Zeit. Immerhin müssen geeignete Kandidaten zunächst identifiziert und bei einem Wechselwunsch interviewt werden. Danach müssen Vorstellungsgespräche mit den Ansprechpartnern der jeweiligen Abteilung geplant und durchgeführt werden. Damit soll sichergestellt werden, dass ein Kandidat möglichst gut zur vakanten Position passt. Ein Personaldisponent hat idealerweise auch einen kurzen Draht zu den Jobcentern der Region, um dort kurzfristig Fachkräfte anfragen zu können.

Nicht zuletzt arbeiten Personaldisponenten auch in Zeitarbeitsfirmen. Unternehmen fragen diese Firmen dann um Personal an, wenn klar ist, dass die Beschäftigung nur zeitlich temporär stattfinden soll, etwa – wie oben beschrieben – wenn eine Mehrproduktion oder eine Inventur ansteht. In der Regel stellt die Zeitarbeitsfirma die neuen Mitarbeiter ein und verleiht diese dann an den Kunden.

Job als Personaldisponent vs. Recruiter

Ein Personaldisponent muss den Stellenplan eines Unternehmens kennen und gute Kontakte in die Fachabteilungen oder zur Geschäftsführung pflegen. Nur dann kann er proaktiv werden, wenn absehbar wird, dass es zu personellen Engpässen kommt. Zudem sollte dem Personaldisponenten die mittel- und langfristige Personalplanung eines Unternehmens bekannt sein.

Stellenprofil erstellen

Der chronologische Ablauf eines Einstellungsprozesses läuft meist folgendermaßen (ob intern oder extern): Geht ein Auftrag ein, freie Stellen zu besetzen, führt ein Personaldisponenten die gesamte Durchführung des Rekrutierungsprozesses durch. Dazu muss zunächst ein Stellenprofil mit den entsprechenden Anforderungen erstellt werden. Anschließend beginnt die Suche bzw. die Identifizierung möglicher Kandidaten und die Ansprache. Kandidaten können auf Plattformen wie LinkedIn oder Social Media identifiziert werden. Zudem wenden sich Personaldisponenten auch an die Jobcenter in der Region, um an potenziell geeignete Kandidatenprofile zu kommen. In diesem Bereich sind der Beruf des Personaldisponenten und des Recruiters nahezu identisch.

Bewerberprofile weiterleiten

Im Anschluss an diesen Prozess erstellt der Personaldisponent Bewerberprofile und stellt diese dem Unternehmen zur Verfügung, das eine Vakanz zu besetzen hat. In der Regel lädt das Unternehmen einige dieser Kandidaten zu Vorstellungs- bzw. Bewerbungsgesprächen ein. Diese werden von einem Personaldisponenten vorbereitet und begleitet. Anschließend entscheiden Unternehmen, ob es zu einer Einstellung oder zu einer Übernahme der Kandidaten kommt. Die Zu- oder Absage übermittelt ebenfalls der Personaldisponent. Kommt es zu einer Einstellung, so kann der Personaldisponent Kandidat und Unternehmen bei den Vertragsverhandlungen unterstützen. Bis hierher ist kaum ein Unterschied zum Job als Recruiter zu erkennen. Da ein Personaldisponent einen engen Kontakt zu der jeweiligen Fachabteilung hält, ist es nicht unüblich, dass er das die Einarbeitung (Onboarding) der neu eingestellten Fachkräfte übernimmt oder zumindest begleitet. Für die Einarbeitung am Arbeitsplatz ist ein Recruiter nicht verantwortlich – hier gibt es einen eindeutigen Unterschied.

Ein intern angestellter Personaldisponent sorgt darüber hinaus (anders als ein Recruiter) dafür, dass die Beschäftigten eines Unternehmens ihr Recht auch Weiter- und Fortbildungen bzw. Schulungen wahrnehmen können (externe Disponenten können das in der Regel nicht leisten). Wer als Personaldisponent bei einer Zeitarbeitsfirma beschäftigt ist und Arbeitnehmer an Firmen vermittelt, betreut die Zeitarbeiter oft auch disziplinarisch (als Vorgesetzter). Externe Dienstleister müssen sich zusätzlich um ihre Bestandskunden und deren Bedürfnisse kümmern – und nebenbei auch noch die Akquise neuer Kunden sicherstellen. Sehr zeitraubend kann es darüber hinaus sein, wenn auch das Controlling und die Buchhaltung in der Verantwortung eines externen Personaldisponenten liegt. In der Regel werden solche Aufgaben im Vertrag zwischen Personaldisponent und Kunde festgehalten.

Personaldisponent vs. Personalplaner

Zudem gibt es eine klare Abgrenzung zum Beruf des Personalplaners. Dieser ist meist in einem Unternehmen angestellt, um – der Name verrät es – den Einsatz des in den Abteilungen vorhandenen Personals zu planen und organisieren. Damit gewährleistet ein Personalplaner, dass die internen Abläufe funktionieren. Sollte es zu personellen Engpässen kommen, so hat ein Personalplaner die Aufgabe, diese Umstände an seine Vorgesetzten in der Personalabteilung zu melden. Die Beschaffung von Arbeitskräften wird dann an den (internen oder externen) Personaldisponenten delegiert. Der Job als Personaldisponent und des Recruiters hingegen ähneln sich stark.

Job als Personaldisponent: das sind die Besonderheiten

Der Job als Personaldisponent bringt jede Menge Besonderheiten mit sich. Eine davon ist definitiv, dass sich ein externer Personaldisponent in vielen Branchen auskennen muss. Der Grund dafür: Gerade Zeitarbeitsfirmen vermitteln eine Vielzahl an Arbeitskräften an eine große Menge an Unternehmen, die in den verschiedensten Branchen ansässig sind. Für den Personaldisponenten heißt das, sich mit all diesen Branchen auseinanderzusetzen. Dafür – und das ist eine weitere Besonderheit – bedarf es einer guten Kommunikation, denn Personaldisponenten müssen mit ihren Kunden eng zusammenzuarbeiten, um die Branche und damit auch die Anforderungen an spezifische Arbeitsplätze verstehen zu können. Das ist schließlich das A und O in diesem Beruf.

Interne Personaldisponenten (die direkt bei einem Unternehmen angestellt sind) sollten hingegen jede Menge Kenntnisse nicht nur über die eigene Branche besitzen. Sie müssen auch ganz genau wissen, wie das eigene Unternehmen tickt, und wie die Geschäftsführung und die Fachabteilungen in bestimmten Situationen reagieren. So ist ein Personaldisponent den auf ihn zukommenden Anforderungen stets einen Schritt voraus und kann schnell und professionell auf sie reagieren. Und weil sie stets mit Menschen zu tun haben, ist eine gute Menschenkenntnis sehr von Vorteil.

Gehalt: Wie viel verdient man als Personaldisponent?

Das hängt von sehr vielen unterschiedlichen Faktoren ab. Zunächst einmal von der Ausbildung: Wurde eine Lehre in einem kaufmännischen Beruf absolviert, eine berufliche Weiterbildung neben dem eigentlichen Beruf oder ein Studium der Wirtschaftswissenschaften (z. B. mit dem Schwerpunkt Personalthemen)? Davon hängt zum Beispiel ab, auf welcher Karrierestufe ein Personaldisponent beginnt. Bei einer Festanstellung in der HR-Abteilung eines größeren Betriebs oder in einer Zeitarbeitsfirma bezieht ein Personaldisponent ein festes Gehalt, das an Tarife gebunden ist. Wer studiert hat und in einem solchen Unternehmen beginnt, kann mit einem Jahres-Einstiegsgehalt von mindestens 36.000 Euro brutto rechnen. Wenn du deinen Beruf länger ausübt, kannst du mit einem schrittweisen Anstieg auf bis zu 50.000 Euro rechnen.

Wer nicht studiert, sondern eine Aus- oder Weiterbildung im Personalwesen absolviert hat, fängt in der Regel mit einem niedrigeren Gehalt an – etwa 30.000 Euro brutto im Jahr. Allerdings hängt das Einkommen immer sehr stark von verschiedenen Faktoren ab. Wer etwa in einer Zeitarbeitsfirma arbeitet und auf eine bestimmte Branche von Arbeitskräften spezialisiert ist, kann mit einem steigenden Einkommen rechnen, sobald Beschäftigte mit einer höherwertigen Ausbildung vermittelt werden. Dann nämlich bezahlen die einstellenden Unternehmen höhere Stundensätze.

Und auch die Größe des Unternehmens, in dem ein Personaldisponent beschäftigt ist, hat in der Regel einen Einfluss auf die Entlohnung. Je größer ein Betrieb ist, desto mehr Personal ist dort beschäftigt – und desto notwendiger ist es, einen Personaldisponenten zu beschäftigen. Auf das Gehalt wirkt sich das positiv aus. Das gilt sowohl für produzierende Unternehmen als auch für Zeitarbeitsfirmen sowie öffentliche Verwaltungen. In kleineren Zeitarbeitsfirmen verdienen Akademiker grundsätzlich mehr, allerdings bezahlen diese Betriebe normalerweise ein monatliches Grundgehalt, das ein Personaldisponent durch Provisionen aufstocken kann.

Standort und Gehalt

Und wie in fast allen Berufen hängt das Einkommen nicht zuletzt davon ab, an welchem Standort ein Personaldisponent arbeitet. In attraktiven Städten und Regionen, wo sowohl die Lebenshaltungskosten als auch die Wirtschaftskraft hoch ist, lässt sich natürlich mehr verdienen. Es gibt ein Gefälle zwischen Stadt und Land auf der einen sowie zwischen verschiedenen Bundesländern auf der anderen Seite. Die höchsten Einkünfte erzielen Personaldisponenten in den Bundesländern Baden-Württemberg, Hessen, Hamburg und Bayern. Geringere Verdienstmöglichkeiten hat ein Personaldisponent in den „neuen“ Bundesländern, wobei Mecklenburg-Vorpommern das Schlusslicht bildet. Denn gerade in strukturschwachen Regionen, in denen keine – oder nur sehr wenige – größere Unternehmen angesiedelt sind, werden auch weniger Personaldisponenten benötigt.

Es gibt Berufe, in denen zusätzliche Fähigkeiten, die sogenannten Soft Skills, einen Einfluss auf das Gehalt haben können. So haben Personaldisponenten, die ein gewisses Maß an Empathie mitbringen, die stark kommunizieren und sich gut durchsetzen können eine gute Chance, beim Einstellungsgespräch das Gehalt positiv zu verhandeln. Auch Führungsfähigkeiten sind hierfür natürlich von Vorteil.

Stellenangebote: Wer sucht Personaldisponenten?

Unternehmen, die selbst im produzierenden Gewerbe tätig und groß genug sind, um eine eigene Personal- bzw. HR-Abteilung zu unterhalten, stellen in der Regel Personaldisponenten ein. Das gilt auch für große (öffentliche) Verwaltungen, also etwa für Ämter in Großstädten, für Ministerien auf Landes- und Bundesebene oder für Verbände. Die meisten Stellenangebote für Personaldisponenten stammen allerdings von Zeitarbeitsfirmen und Personaldienstleistern, wobei die Zahl der freien Stellen in Großstädten und dicht besiedelten Regionen ungleich höher ist als in Mittelstädten, Kleinstädten und auf dem Land.

Karriere als Personaldisponent

Wer als Personaldisponent arbeitet, sollte regelmäßig an Weiterbildungen und Schulungen teilnehmen, um die Aufstiegschancen zu erhöhen. Für diese Fortbildungen bieten sich verschiedene Bereiche an. So können Personaldisponenten sich beispielsweise in juristischen Fragen weiterbilden (Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht), im Controlling, im E-Recruiting, im Personalauswahlverfahren oder im Software-Bereich. Das Ziel ist es dabei immer, vorhandene Interessen und Kompetenzen zu erweitern. Wer das hinbekommt und einige Jahre als Personaldisponent arbeitet, nachdem er eine gute Ausbildung oder ein Studium absolviert hat, kann innerhalb der HR-Abteilung zum Team- oder Abteilungsleiter aufsteigen.

Wer in einer Zeitarbeitsfirma oder bei einem Personaldienstleister beschäftigt ist, hat die gleichen Aufstiegschancen. Einziger Unterschied: Diese Unternehmen sind oft in sogenannte Business Lines eingeteilt. Dort besteht die Möglichkeit für einen Personaldisponenten, beispielsweise zum Head of IT oder Head of Finance aufzusteigen – also zum Teamleiter für die Vermittlung von IT-Arbeitskräften oder von Beschäftigten aus der Finance- oder Controllingbranche. Größere Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen sind nicht selten auch nach Regionen unterteilt. Das hat zur Folge, das ein erfahrener Personaldisponent die Möglichkeit hat, zum Leiter einer Region oder sogar einer Niederlassung aufzusteigen.

Einstiegschancen

Personaldisponenten sind gesuchte Arbeitskräfte – gerade in unsicheren Zeiten, wo es immer wieder an Fachkräften mangelt. Viele Unternehmen planen aufgrund der wirtschaftlichen Lage nicht weit im Voraus und benötigen manchmal sehr schnell eine größere Zahl an zusätzlichen Mitarbeitern, um die geplante Produktionssteigerung erfüllen zu können. Also greifen sie gern auf Personaldisponenten zurück, und dabei gern auch auf Einsteiger, die ein Unternehmen weniger kosten als Personaldisponenten mit jahrelanger Berufserfahrung.

Die Corona-Pandemie hat ebenfalls dazu beigetragen, dass mehr Personaldisponenten benötigt werden. So kommt es seit Beginn der Pandemie in sehr vielen Unternehmen immer wieder zu einem Massenausfall an Fachkräften, der oft ganze Abteilungen lahmlegt. Diese Ausfälle müssen Unternehmen mit neuem Personal auffüllen – mit Personal etwa, das für einen bestimmten Zeitraum an das Unternehmen bzw. die Abteilung ausgeliehen wird. An dieser Stelle kommen Zeitarbeitsfirmen und damit Personaldisponenten ins Spiel.

Ausbildung als Personaldisponent

Der Job des Personaldisponenten ist kein Beruf, für den es eine offizielle, anerkannte Ausbildung gibt. Doch welche Ausbildung führt am ehesten zu diesem Beruf? Wer in einem kaufmännischen Job arbeitet oder neben dem Beruf eine kaufmännische Weiterbildung absolviert, hat gute Chancen, als Personaldisponent angestellt zu werden. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Zeitarbeitsfirma, einer Personalvermittlung oder einem Unternehmen mit einer eigenen Personalabteilung handelt. Auch das Studium der BWL (oder einem anderen Zweig der Wirtschaftswissenschaften), der Personalpsychologie oder der Personalwirtschaft ist eine gute Basis, um später im Job als Personaldisponent zu arbeiten. Ein duales Studium kommt dafür ebenfalls in Frage.

Die erwähnten Weiterbildungen sind dabei relativ umfangreich. Wer sich zum Beispiel zum Fachwirt Personaldienstleitung fortbilden lassen möchte, muss mit 280 Stunden Schulung bzw. Umschulung rechnen, an deren Ende eine Prüfung steht (die natürlich bestanden werden muss). Das bedeutet umgerechnet eine Dauer von ca. eineinhalb bis zwei Jahren. Darüber hinaus besteht die Option der Weiterbildung zum Betriebswirt der Fachrichtung Personalwirtschaft. Diese dauert 350 Stunden (dafür sind ebenfalls etwa zwei Jahre nötig, im Fernunterricht oder in Teilzeit sogar drei Jahre) und wird ebenfalls mit einer Prüfung abgeschlossen. Eine abgeschlossene Berufsausbildung ist Voraussetzung, um an diesen Fortbildungen teilnehmen zu dürfen.

Personaldisponenten als Quereinsteiger ohne Ausbildung

Auch Quereinsteiger können als Personaldisponenten einen Job finden, wenn ein fachfremdes Studium oder eine Ausbildung in einem anderen Bereich absolviert worden sind. Es empfiehlt sich in dem Fall allerdings, vor dem Umstieg eine private Weiter- bzw. Fortbildung in Form eines Seminars zu belegen, mit dem man den Titel „Personaldisponent“ erwerben kann. Motivierte Bewerber ohne Ausbildung in einem anderen Beruf haben ebenfalls eine Chance. Zeitarbeitsfirmen, Personalvermittler und Personalabteilungen in Unternehmen bieten jedoch auch die Option, Personaldisponenten im sogenannten „Training on the Job“ selbst auszubilden. Über die Länge und weiteren Bedingungen (Gehalt, Arbeitszeiten usw.) dieser Ausbildung entscheiden die Arbeitgeber meistens selbst.