Empfangskraft: Beruf & Jobs

Du fragst dich, was man am Empfang macht? Wir sagen dir, was eine Empfangskraft können muss, welche Aufgaben sie hat und welches Gehalt du in diesem Job erwarten kannst. In unserer Jobbörse findest du aktuellen Jobs am Empfang in deiner Nähe.

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Jobs als Empfangskraft

Ein Job am Empfang ist gleichzeitig meist ein Bürojob. Empfangskräfte werden z. B. in großen Unternehmen am Eingang eingesetzt, um Besucher und Kunden den richtigen Weg zu ihrem Ansprechpartner zuzuweisen. Ebenfalls finden sich Empfangskräfte an der Rezeption von Hotels oder in Arztpraxen, um Hotelgäste oder Patienten zu begrüßen und beim Check-In oder der Anmeldung zu unterstützen. Somit kann der Job als Empfangskraft auch ein Job im Gesundheitswesen sein.

Eine klassische Ausbildung zur Empfangskraft gibt es nicht. Wer am Empfang arbeitet, hat meist entweder einen kaufmännischen Beruf erlernt oder eine Ausbildung im Gesundheitswesen abgeschlossen – z. B. als Arzthelferin. Aus dem kaufmännischen Bereich werden bevorzugt gelernte Kaufleute im Einzelhandel oder aus dem Bereich Marketingkommunikation, Hotelkaufleute, Verkäufer, Industriekaufleute, Kaufleute für Büromanagement, Drogisten oder Bankkaufleute eingestellt. Aber auch ohne Ausbildung steht der Job am Empfang Quereinsteigern offen.

Mögliche Ausbildungen, um Empfangskraft zu werden:

• Kaufmann/Kauffrau im Einzelhandel, 3-jährig
• Kaufmann/Kauffrau im Gesundheitswesen, 3-jährig
• Bankkaufmann, 3-jährig
• Hotelkaufmann, 3-jährig
• Verkäufer, 2-jährig
• Drogist, 3-jährig

Aufgaben am Empfang

Die Aufgaben als Empfangskraft sind vielfältig und variieren, je nachdem, für welches Unternehmen man angestellt ist. Eine Empfangskraft sollte grundlegende Fähigkeiten und Kenntnisse im EDV-Bereich mitbringen, um die im Büro anfallenden Tätigkeiten ohne Schwierigkeiten erledigen zu können. Bei der Einarbeitung am Arbeitsplatz erfährst du alle für den jeweiligen Aufgabenbereich notwendigen Details. Mit der Zeit gewinnen Empfangsmitarbeiter an Erfahrung, was sie für Firmen der gleichen Branche attraktiv macht.

Das macht eine Empfangskraft:

• Empfang von Kunden, Besuchern oder Patienten: Hilfestellung bei der Anmeldung, beim Check-In oder bei der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner
• Koordination von Terminen: Vereinbarung neuer Termine, Termine und Terminverschiebungen planen etc.
• Annahme von Telefonaten und Faxen, Bearbeitung des E-Mail-Posteingangs
• Beratung von Kunden vor Ort oder am Telefon
• Vorbereitung und Annahme von Paketen und Briefen, Kontrolle von Lieferscheinen
• Scann- und Kopierarbeiten erledigen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Sicherstellung, dass Konferenzräume in einwandfreiem Zustand sind, Bereitstellung von Getränken und Snacks
• Geschäftsreisen planen, organisieren und buchen, bei Reisekostenabrechnung unterstützen
• Datenbankpflege eines Unternehmens, z. B. Kontaktinformationen und Kommunikationsdaten auf dem neusten Stand halten

Gehalt: Wie viel verdient eine Empfangskraft?

Die Gehälter eines Mitarbeiters am Empfang variieren stark, je nach Erfahrung und Branche, in der du angestellt bist.

Empfangskräfte verdienen ein durchschnittliches Monatsgehalt von rund 2.200 Euro brutto. Bei Berufseinstieg liegt das Durchschnittsgehalt zwischen 1.750 bis 2.000 Euro. Mit zunehmender Berufserfahrung in in besonders lukrativen Branchen, z. B. in einer Position als Assistenz der Geschäftsführung, sind Gehälter von 2.500 bis 2.800 Euro möglich. Ab 3.000 Euro brutto im Monat zählen Empfangskräfte zu den Höchstverdienern in ihrem Beruf.

Einstiegschancen am Empfang

Der Einstieg in den Beruf als Empfangskraft ist für Bewerber relativ einfach möglich. Wenn du einen kaufmännischen Ausbildungsabschluss oder eine Ausbildung im Gesundheitswesen (um als Empfangskraft in einer Arztpraxis zu arbeiten) mitbringst, findest du besonders einfach einen Job.

Aber auch für Quereinsteiger oder Bewerber ohne Ausbildung, gibt es zahlreiche Jobangebote. Häufig können sie ihr Können und ihre Zuverlässigkeit zunächst über einen Minijob oder über einen befristeten Arbeitsvertrag unter Beweis stellen. Wenn sie sich dabei gut anstellen und motiviert zeigen, ist im Anschluss eine Festanstellung mit mehr Stunden in Vollzeit oder Teilzeit möglich. Ein Schulabschluss wird von nahezu allen Arbeitgebern zwingend vorausgesetzt, um eine gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift sicherzustellen.

Aufstiegschancen und Karriere am Empfang

Als Empfangskraft kannst du mit viel Organisationstalent, Freundlichkeit und Geduld zur rechten Hand der Geschäftsführung aufsteigen. Du wirst dann oftmals als Assistenz der Geschäftsführung eingesetzt.

In größeren Unternehmen ist das natürlich leichter möglich, als in kleinen oder mittelständischen Unternehmen. Ab einer bestimmten Betriebsgröße kannst du als Empfangskraft auf Teamleiterebene ein ganzes Team von Empfangskräften, die abwechselnd in Schichtdiensten arbeiten, anleiten, beraten und koordinieren. Auch Reinigungskräfte und Hausmeister gehören dann mit in deinen Verantwortungsbereich. Wer sich im Laufe seines Anstellungsverhältnisses als unentbehrlich zeigt, kann zudem gute Chancen haben, um für eine Position innerhalb einer Fachabteilung ausgewählt zu werden.