Empfangskraft: Stellenangebote & Jobs am Empfang

Jobangebote als Empfangskraft: Empfang-Jobs

Eine Person, die Besucher, Gäste, Patienten oder andere Kunden unmittelbar nach ihrem Eintreffen begrüßt und empfängt, ist für viele Unternehmen besonders wichtig. Genau das ist eine der vielfältigen Aufgaben einer Empfangskraft.

Mitarbeiter am Empfang arbeiten in größeren Unternehmen jeder Branche, um Besucher oder Kunden bei ihrer Ankunft willkommen zu heißen und sie zu ihrem zuständigen Ansprechpartner weiterzuvermitteln. Eine Anstellung am Empfang wird darüber hinaus vor allem in Hotels vergeben. Aber auch in Arztpraxen werden Patienten vor Ort empfangen. Eine Empfangskraft, meist eine gelernte Arzthelferin, liest die Versichertenkarte ein und informiert den Patienten über das weitere Vorgehen.

Aber eine Empfangskraft ist für weitaus mehr Abläufe zuständig, als nur für den Empfang eintreffender Besucher. Sie koordiniert verschiedene Termine und Besprechungen, ist für die Annahme und den Versand von Post zuständig und beantwortet Telefonate und E-Mails. Der Arbeitsalltag am Empfang kann durchaus stressig sein, da häufig mehrere Arbeiten parallel und mit Unterbrechungen durch eintreffende Gäste ausgeführt werden müssen.

Stellenbezeichnungen für Jobs am Empfang

Ein Job am Empfang wird von Arbeitgebern unter verschiedenen Stellenbezeichnungen veröffentlicht. Wer auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung als Empfangskraft ist, sollte daher verschiedene Jobbezeichnungen verwenden.

• Empfangskraft (m/w/d)
• Empfangsmitarbeiter (m/w/d)
• Mitarbeiter für den Empfang (m/w/d)
• Empfangsmitarbeiter im Büro (m/w/d)
• Rezeptionsmitarbeiter (m/w/d)
• Mitarbeiter an der Hotelrezeption (m/w/d)
• Empfangskraft in der Arztpraxis (m/w/d)
• Arzthelfer/in am Empfang (m/w/d)
• Medizinische Fachangestellte für den Empfang (m/w/d)
• Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Was du als Empfangskraft machst

Die Aufgaben am Empfang verschiedener Unternehmen ist vielfältig und abwechslungsreich. Langweilig wird es am Empfang in den seltensten Fällen, da du ständig mit verschiedenen Menschen und Anfragen zu tun hast. Es ist wichtig, am Empfang ein freundliches und geduldiges Auftreten zu zeigen.

• Kundenempfang: Kunden, Besucher, Gäste oder Patienten begrüßen. Unterstützung dabei, den richtigen Ansprechpartner zu finden oder dringende Anliegen zu klären.
• Telefonie, Mail und Terminvergabe: Annahme von Telefonaten und Faxen, Bearbeitung des Mail-Posteingangs sowie Koordination und Vergabe von Terminen. Auch beraterische Tätigkeiten sind möglich.
• Einfache Büroarbeiten: vor allem Scann- oder Kopierarbeiten, Anlegen und Bearbeitung von Listen etc.
• Versand und Empfang: Vorbereitung von Paketen und Briefen für den Versand, Paket- und Briefannahme, Kontrolle von Lieferscheinen, Koordination von Anlieferungen
• Vor- und Nachbereitung: z. B. von Meetings, Besprechungsräume/Konferenzräume vorbereiten, Getränken und Snacks bereitstellen etc.
• Planung: z. B. von Geschäftsreisen, Hotels buchen, Termine koordinieren etc.
• Lager- und Aufbewahrungsfristen beachten: bspw. für kaufmännische Unterlagen wie Rechnungen
• Datenbankpflege: z. B. Kontaktinformationen und weitere Kommunikationsdaten regelmäßig überprüfen und bei Bedarf ändern, Newsletter-Versand einstellen, prüfen etc.

Was du als Empfangskraft können solltest

• Kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung im Gesundheitswesen mitbringen: Idealerweise hast du eine Ausbildung im Büro oder in der Gesundheitsbranche (als Arzthelferin bzw. Krankenschwester) absolviert.
• Organisation beherrschen: Am Empfang solltest du ein Organisationstalent sein, um alle anfallenden Aufgaben erledigen zu können. Auch komplizierte Wünsche oder Aufträge stellen dich nicht vor eine Herausforderung.
• Freundlicher Kundenumgang: In einem Job als Empfangsmitarbeiter ist ein freundlicher Umgang mit Kunden, egal ob vor Ort, am Telefon oder per Mail besonders wichtig.
• Genaue und konzentrierte Arbeitsweise: Du solltest gewissenhaft arbeiten, damit weder bei Beratungen, Auskünften, Terminvergaben oder Vorbereitungen für Meetings etc. Fehler passieren, die unangenehme Folgen haben könnten.

Was du als Empfangskraft bekommst

• Einen sicheren Arbeitsplatz, auch als Quereinsteiger oder bei besonderer Motivation und Engagement auch ohne Ausbildung.
• Bis zu 30 Urlaubstage, mindestens aber den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub.
• Einen spannenden, abwechslungsreichen Job, mit der Möglichkeit Verantwortung zu übernehmen.
• Oftmals weitere Zusatzleistungen, wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, kostenlose Mitarbeiterparkplätze, Getränke und Obst, Kaffee etc.

Empfang Jobs finden

Da viele Unternehmen aus verschiedenen Branchen Empfangsmitarbeiter suchen, ist ein Job in diesem Bereich meist schnell gefunden. Es gibt ausreichend Stellenangebote in Vollzeit, Teilzeit oder auch auf Minijob-Basis. Wer eine Ausbildung macht oder studiert kann z. B. am Wochenende oder in den Abendstunden am Empfang eines Hotels arbeiten, um sich ein wenig Geld dazuzuverdienen. Vollzeitangestellte sind besonders zu diesen Zeiten froh, wenn sie entlastet werden und ihren Feierabend genießen können.

Für einen Job als Empfangskraft in Vollzeit oder Teilzeit setzen Arbeitgeber meist eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Job voraus, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter gewissenhaft arbeiten und die Abläufe auf dem Büro kennen und beherrschen. Bei einem Minijob hingegen ist ein Abschluss nicht notwendig.

Job am Empfang in Vollzeit

Vor allem große Unternehmen, z. B. aus der Industrie oder dem Handel, aber auch große Hotelketten, suchen nach Empfangsmitarbeitern in Vollzeit. Es ist wichtig, dass immer ein Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung steht oder per Mail oder Telefon zu erreichen ist.

Die wöchentliche Arbeitszeit als Empfangsmitarbeiter in Vollzeit liegt zwischen 35 und 40 Wochenstunden. Die Arbeitszeit im klassischen Büroalltag startet meist zwischen 7 und 9 Uhr und endet gegen 18 Uhr. Im Hotel ist eine Rezeption meist 24h besetzt, somit fallen hier für Empfangsmitarbeiter Schichtdienste an. Die Arbeit an Wochenenden und Feiertagen gehört ebenfalls dazu.

Empfangskraft in Teilzeit

Ein Job als Empfangskraft wird häufig auch in Teilzeit vergeben. Viele gelernte kaufmännische Angestellte arbeiten in Teilzeit am Empfang, wenn sie z. B. eine Familie gründen oder Angehörige pflegen. Mit einer wöchentlichen Arbeitszeit zwischen 15 bis ca. 30 Wochenstunden bleibt dafür ausreichend Zeit. Wer nur vorübergehend in Teilzeit arbeiten möchte, sollte vertraglich eine Brückenteilzeit vereinbaren. Dann ist garantiert, dass man nach Ablauf einer bestimmten Zeit wieder in Vollzeit arbeiten kann.

Minijob am Empfang

Aushilfsjobs am Empfang sind vor allem bei Studenten beliebt. In vielen Bereichen, vor allem im Hotelgewerbe, ist ein Empfang mittlerweile ganztägig besetzt. Somit bleibt genügend Zeit, neben Vorlesungen und Seminaren ein wenig Geld dazuzuverdienen, um seinen Lebensunterhalt zu bestreiten. Minijobber erhalten mindestens den gesetzlichen Mindestlohn, für Sonntags-, Feiertags- und Nachtdienste gibt es Zuschläge. Die wöchentliche Arbeitszeit liegt bei ca. 10 Wochenstunden.

Jobs am Empfang ohne Sprachkenntnisse

Einen Job als Empfangskraft ohne Sprachkenntnisse zu finden, kann schwierig sein. Vor allem in Arztpraxen oder in Büros ist es wichtig, dass du die Patienten, Besucher und Kunden verstehst, die meist nur Deutsch sprechen. Im Hotel ist es hingegen von Vorteil, andere Sprache (vor allem Englisch) zu sprechen. Dennoch solltest du Grundkenntnisse der deutschen Sprache haben, um auch deutschsprachige Gäste problemlos verstehen zu können. Viele Arbeitgeber erwarten Sprachkenntnisse auf dem Niveau B1 oder höher.

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